Главные советы офисного переезда

 

Офисный переезд — популярная услуга среди муверов.

На первый взгляд может показаться, что самой важной частью инвентаря является техника или мебель, но это не так. Если офис старого образца, то документация, как правило, хранится не в электронном, а в бумажном виде, поэтому важно перевезти все грамотно, не перепутать и не потерять.

Важные документы, такие как карточки социального обеспечения, свидетельства о рождении, старые семейные фотографии, завещания и т. д., требуют осторожного обращения во время переезда. В отличие от других предметов, документ, который потерян или поврежден, не может быть легко заменен. В странах СНГ, где бюрократия все еще актуальна, для восстановления или получения новой копии той или иной бумаги может потребоваться не один месяц. Только по этой причине стоит потратить немного дополнительного времени, чтобы убедиться, что документы упакованы красиво и аккуратно. Что вы должны сделать в первую очередь перед перемещением или хранением файлов? Конечно же, упорядочить их. Соберите файлы в папки, а папки в коробки и подпишите их соответствующе, чтобы перевозка мебели в Киев была безопасной. К примеру, налоги и счета будут храниться в одной коробке, а сведения о сделках и клиентах стоит упаковать отдельно. Для быстрого доступа можно разделить папки по цветам.

Второй важный совет касается резервного копирования. В дополнение к вашим документам и файлам, рекомендуется создавать резервные копии квитанций, которые могут быть дезорганизованы или неуместны при транспортировке. Сделайте фотокопии, даже если вы сканируете и копируете документы в электронном виде, это тоже иногда помогает. Таким образом, у вас есть физические дубликаты, которые легкодоступны во время мувинга и электронные варианты для доступа из любой точки мира.

Для более простой и упорядоченной упаковки используйте коробки для документов. Этот тип коробки имеет идеальный размер, прочную конструкцию, а некоторые даже имеют вкладыши для подвешивания папок. Есть две причины, по которым стоит набить боксы до самого верха:

  1. Это даст четкое понимание количества необходимых коробок.
  2. Это предотвратит раздавливание коробок, если на них что-то сложено.

Когда Министерство обороны перемещает секретные документы, они, понятно, идут на все, чтобы защитить их. Извлеките страницу из блокнота, заклеив особо конфиденциальные документы. Конверты или контейнеры должны быть непрозрачными и постоянно запечатаны защитной лентой или заперты. Таким образом, будет очевидно, если кто-то попытается их подделать.

Бумага несколько хрупкая, особенно бумага, которой уже десятилетия. Если нужно хранить ящики с документами в течение длительного периода времени, делайте это в месте, которое не подвержено воздействию экстремальных температур. Самый простой способ уничтожить бумагу — это намочить ее. Даже ограниченное воздействие влаги в течение короткого промежутка времени может нанести ущерб. Для дополнительной защиты используйте пластиковые рукава или запечатайте их в прочные конверты. Обозначьте коробку или пакет таким образом, чтобы содержание было очевидным для вас, но не столь очевидным для других. Например, используйте что-то вроде «Канцелярские товары» или «Школьные записи». Тем не менее, размещайте специальные инструкции по обращению с коробкой или упаковкой, если вы сами не перемещаете документы.

Застраховать переезд офиса в Киев стоит не только потому, что техника может быть повреждена. Ключевые документы не обязательно имеют значение ценника, но это не значит, что вы не хотите их регистрировать. Перечислите и опишите все, начиная от свидетельств и заканчивая счетами. Обязательно укажите в описании, где хранятся эти предметы, на случай, если вы когда-нибудь пытаетесь найти то, что вам нужно.

Управление офисом имеет много обязанностей, и это включает в себя поддержание точного списка инвентаризации. Хотя это может быть довольно трудоемким делом, чтобы собрать все вместе. Но это однозначно стоит затраченного времени. Как минимум при распаковке и раскладке документов в новом месте сотрудники сделают это быстрее, имея полный перечень бумаг, их местонахождение.

 

Поделиться новостью

About the author